AI w firmie a RODO: co sprawdzić, zanim podłączysz model do firmowej poczty

Kto tu jest kim

W maile do Twojej firmy wpisane są imiona, nazwiska, adresy, numery telefonów i treść spraw. Za te dane odpowiadasz Ty, jako administrator. Dostawca narzędzia AI, który czyta skrzynkę w Twoim imieniu, jest podmiotem przetwarzającym. Firmy, z których usług on z kolei korzysta (dostawca modelu językowego, hosting, arkusz z wynikami), to dalsze podmioty przetwarzające.

Ten podział ma praktyczny skutek: to Ty musisz mieć umowę z dostawcą i wiedzieć, komu on przekazuje dane dalej.

Umowa powierzenia przed podłączeniem skrzynki

Art. 28 RODO wymaga pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych (w praktyce nazywanej DPA). Podpisuje się ją zanim dostawca dostanie dostęp do skrzynki, a nie po wdrożeniu. Sprawdź, czy umowa określa:

• przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania,
• rodzaj danych i kategorie osób (np. klienci, kontrahenci, kandydaci),
• listę dalszych podmiotów przetwarzających albo zasady, na jakich dostawca może ich dodawać,
• jak i w jakim terminie dowiesz się o zmianie takiego podmiotu i czy możesz się sprzeciwić,
• co dzieje się z danymi po zakończeniu umowy.

Dane poza Unią: skąd wziąć podstawę

Wiele modeli językowych działa na serwerach w USA. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy jest dozwolone, ale wymaga podstawy prawnej. Dwie najczęstsze to:

• decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, która dla USA obejmuje firmy certyfikowane w ramach EU-US Data Privacy Framework,
• standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), czyli wzorcowe postanowienia zatwierdzone przez Komisję, zawarte z dostawcą.

Zapytaj dostawcę wprost, z której podstawy korzysta i gdzie jest to zapisane. Odpowiedź „wszystko jest w UE” sprawdź na liście podmiotów w jego polityce prywatności. Jeśli lista wymienia dostawcę z USA, dane do USA trafiają.

Czy model uczy się na Twoich mailach

To pytanie, które zadaje prawie każdy właściciel firmy, i słusznie. Odpowiedź zależy od warunków dostawcy modelu i od umowy z dostawcą narzędzia. Nie wystarczy zapewnienie w rozmowie. Szukaj zapisu w umowie powierzenia albo w regulaminie, który wprost zakazuje wykorzystywania Twoich danych do trenowania, ulepszania i douczania modeli: zarówno własnych, jak i zewnętrznych.

Co dokładnie trafia do modelu i jak długo leży

RODO wymaga minimalizacji: przetwarzasz tylko to, co jest potrzebne do celu. Dobra umowa mówi konkretnie, jakie pola maila trafiają do modelu, ile z nich i jak długo przechowywane są wyniki. Zapytaj też o kopie zapasowe, bo usunięty wpis może jeszcze przez jakiś czas istnieć w kopii.

Druga rzecz to decyzje. Jeśli narzędzie samo podejmuje decyzje, które wywołują skutki prawne wobec ludzi, wchodzą dodatkowe wymogi z art. 22 RODO. Segregacja maili do folderów takich skutków zwykle nie wywołuje, ale dobrze, gdy umowa mówi wprost, kiedy decyzję podejmuje człowiek.

Twoje obowiązki jako administratora

• Polityka prywatności: osoby, które do Ciebie piszą, powinny móc się dowiedzieć o odbiorcach danych i o przekazaniu ich poza EOG (art. 13 ust. 1 lit. e i f RODO). Dopisz nowego odbiorcę i podstawę transferu.
• Rejestr czynności przetwarzania: jeśli go prowadzisz, dopisz nową czynność (klasyfikacja korespondencji) i nowy podmiot przetwarzający.
• Dostęp do skrzynki: dawaj dostęp przez hasło aplikacji, a nie główne hasło do konta. Hasło aplikacji możesz w każdej chwili unieważnić.

Siedem pytań do dostawcy, zanim podłączysz skrzynkę

1. Czy podpiszemy umowę powierzenia przed udostępnieniem skrzynki?
2. Jacy dalsi podwykonawcy przetwarzają moje dane i w jakim kraju?
3. Na jakiej podstawie dane trafiają poza Unię?
4. Czy umowa zakazuje trenowania modeli na moich danych?
5. Jakie pola maila trafiają do modelu i ile treści?
6. Jak długo przechowujecie wyniki i kopie zapasowe?
7. Z jakim wyprzedzeniem dowiem się o zmianie dostawcy modelu i czy mogę się sprzeciwić?

Jak to wygląda w Sortowni

Na te same pytania odpowiadamy przy Sortowni, która segreguje wspólną skrzynkę:

• Umowę powierzenia podpisujemy przed podłączeniem skrzynki. Dostęp jest przez hasło aplikacji.
• Dalszych podwykonawców i podstawę przekazania danych do USA (standardowe klauzule umowne) wymieniamy w polityce prywatności. O dodaniu albo zmianie podwykonawcy informujemy z 14-dniowym wyprzedzeniem, a Ty możesz się w tym czasie sprzeciwić.
• Umowa zakazuje wykorzystywania danych do trenowania, ulepszania i douczania modeli, zarówno własnych, jak i dostawców zewnętrznych.
• Do modelu trafia nadawca, temat i treść wiadomości, ograniczona do 4 000 znaków.
• Log klasyfikacji (data, nadawca, temat, kategoria, pewność) jest przechowywany 90 dni i nie zawiera pełnej treści maila. Zaszyfrowane kopie zapasowe wygasają po 30 dniach.
• Maile, których model nie jest pewny, trafiają do folderu „do przejrzenia”, a decyzję podejmuje człowiek. Przez pierwsze 48 godzin Sortownia tylko klasyfikuje i niczego nie przenosi.

Jeśli zastanawiasz się, od czego w ogóle zacząć z AI w firmie, przeczytaj przewodnik po wdrożeniu AI krok po kroku.