Wspólna skrzynka to najczęstsze wąskie gardło w agencji. Kilka osób patrzy w te same wiadomości, każdy zakłada, że odpowie ktoś inny — a klient czeka.
Sześć elementów, które razem kończą chaos we wspólnej skrzynce.
Agent zna zakresy obowiązków zespołu i rozdziela pocztę tak, jak zrobiłby to doświadczony office manager — nie do wszystkich naraz, tylko do osoby, która realnie się tym zajmuje.
Jeśli jedna osoba ma już piętnaście spraw, kolejna idzie do kogoś innego. Jeden człowiek nie tonie, podczas gdy drugi czeka na robotę.
Tryb urlopowy przekierowuje sprawy na zastępcę automatycznie. Nikt nie musi pamiętać o przestawianiu reguł w Outlooku przed wyjazdem.
Funkcja w przygotowaniu: na rutynowe pytania będzie czekał gotowy szkic odpowiedzi. Pracownik przeczyta go, poprawi jedno zdanie i wyśle sam — zamiast pisać każdą wiadomość od zera.
Funkcja w przygotowaniu: faktury, briefy i logotypy będą trafiać do właściwych folderów z sensowną nazwą — zamiast ginąć w wątku sprzed trzech tygodni.
Funkcja w przygotowaniu: dashboard pokaże, ile spraw wpłynęło, kto ile obsłużył i gdzie robi się kolejka. Bez zaglądania ludziom przez ramię.
Wspólna skrzynka to najczęstsze wąskie gardło zespołu — a rozwiązanie jest prostsze niż nowy CRM.
Trzy osoby widzą tę samą wiadomość i każda zakłada, że zajmie się nią ktoś inny. Klient dostaje odpowiedź po dwóch dniach albo wcale.
Rozmyta odpowiedzialność = powolna reakcja, zirytowany klient, ryzyko odejścia do konkurencjiChcesz zdobywać nowych klientów, ale obecni zasypują skrzynkę poprawkami i pytaniami o status. Na sprzedaż nie zostaje czasu.
Skrzynka pochłania cały dzień = zero czasu na pozyskiwanie nowych klientówDyspozytor ma zdejmować godziny z zespołu i skracać czas odpowiedzi do klienta — nie być kolejnym narzędziem do ogarniania.
Jedna wspólna skrzynka: kategoryzacja każdego maila, przypisanie do właściwej osoby i powiadomienie do niej w chwili wpłynięcia.
Wiele skrzynek, tryb urlopowy, integracja z systemem zadań i raportowanie dla właściciela.
Wdrożenie jednorazowe: 8 000 – 15 000 zł netto, zależnie od pakietu i liczby osób w zespole. Obejmuje mapowanie kompetencji zespołu, konfigurację reguł rozdzielania, integracje ze skrzynką i systemem zadań, testy na rzeczywistej korespondencji oraz szkolenie zespołu. Funkcje oznaczone „w budowie” nie wchodzą w cenę wdrożenia, dopóki ich nie uruchomimy.
Lepiej powiedzieć to wprost, zanim zaczniemy rozmowę.
To agent, który przypisuje każdy mail ze wspólnej skrzynki do konkretnej osoby w chwili wpłynięcia, według kompetencji zespołu. Powiadamia właściwego pracownika zamiast wszystkich naraz, więc nikt nie zakłada, że odpowie ktoś inny.
Pakiet Zespół (jedna wspólna skrzynka) kosztuje 1 500 zł netto miesięcznie, a pakiet Agencja (wiele skrzynek, tryb urlopowy, integracja z systemem zadań, raporty) 3 500 zł netto miesięcznie. Wdrożenie jednorazowe to 8 000 – 15 000 zł netto, zależnie od pakietu i liczby osób w zespole.
Pierwsza wersja, czyli klasyfikacja maili na Twojej realnej skrzynce, działa po 48 godzinach. Pełny routing zespołu uruchamiamy w 2–3 tygodnie.
Nie. Dyspozytor działa na Twoim Gmailu lub Outlooku (IMAP) i nie wymaga zmiany systemu ani CRM.
Tak. Przez pierwsze 48 godzin działa tryb bezpieczny: system tylko klasyfikuje maile, niczego nie przenosi.
W pakiecie Agencja tryb urlopowy automatycznie przekierowuje sprawy na zastępcę, więc nikt nie musi pamiętać o przestawianiu reguł w poczcie przed wyjazdem.
Szkice odpowiedzi na rutynowe pytania, segregacja załączników do folderów i dashboard obciążenia zespołu są w budowie i nie wchodzą w cenę wdrożenia, dopóki ich nie uruchomimy. Dziś Dyspozytor kategoryzuje maile, przypisuje je do osób i powiadamia właściwego pracownika.
Podpisujemy umowę powierzenia danych i nie trenujemy modeli na danych klientów. Część danych przetwarzają dostawcy modeli z USA na podstawie standardowych klauzul umownych; pełna lista jest w polityce prywatności.
Bezpłatna konsultacja. Przeanalizujemy, jak wyglądają dziś Wasze wątki, i pokażemy działające demo na Waszych mailach w 48 godzin. Bez zobowiązań.
Szukasz czegoś innego? Zobacz wszystkie automatyzacje AI.