Segregacja maili w Gmailu i Outlooku: filtry, reguły i kiedy potrzebne jest AI

Najpierw to, co masz za darmo

Gmail i Outlook potrafią same przenosić maile do folderów. Działa to na prostej zasadzie: jeśli mail spełnia warunek (nadawca, słowo w temacie, słowo w treści), program wykonuje akcję (etykieta, folder, oznaczenie). Dla poczty, która przychodzi zawsze z tych samych adresów, to w zupełności wystarczy.

Nazwy przycisków poniżej mogą się nieco różnić w zależności od wersji programu, ale kolejność kroków jest ta sama.

Filtry w Gmailu krok po kroku

1. W polu wyszukiwania na górze kliknij ikonę opcji wyszukiwania (po prawej stronie pola).
2. Wpisz warunek: nadawcę w polu „Od”, fragment tematu albo słowa w polu „Zawiera wyrazy”. Kilka wariantów połączysz słowem OR, na przykład faktura OR FV OR rachunek.
3. Kliknij „Utwórz filtr”.
4. Wybierz akcje: „Zastosuj etykietę” (w Gmailu etykieta pełni rolę folderu), „Pomiń skrzynkę odbiorczą”, jeśli mail ma od razu zniknąć z Odebranych, albo „Oznacz jako ważne”.
5. Zaznacz „Zastosuj filtr do pasujących wątków”, żeby uporządkować też maile, które już leżą w skrzynce.

Jeden mail w Gmailu może mieć kilka etykiet naraz. To wygodne przy fakturach, które jednocześnie dotyczą konkretnego klienta.

Reguły w Outlooku krok po kroku

1. Outlook w przeglądarce i nowy Outlook: Ustawienia, potem Poczta, potem Reguły i „Dodaj nową regułę”.
2. Nadaj regule nazwę, na przykład „Faktury”.
3. Dodaj warunek, np. „Od” albo „Temat zawiera”.
4. Dodaj akcję „Przenieś do” i wybierz folder.
5. Jeśli mail ma pasować tylko do tej jednej reguły, zaznacz „Zatrzymaj przetwarzanie kolejnych reguł”.

Klasyczny Outlook na komputerze: karta Narzędzia główne, potem Reguły i „Zarządzaj regułami i alertami”. Część reguł działa tam tylko wtedy, gdy program jest włączony na Twoim komputerze. Outlook oznacza je dopiskiem „tylko klient”.

Co reguły robią dobrze

• Newslettery i powiadomienia z systemów, które piszą zawsze z tego samego adresu.
• Faktury z systemu księgowego albo od dostawców, którzy wysyłają je z jednego adresu.
• Maile od stałego klienta do jego własnego folderu.

Wspólny mianownik: wiesz z góry, kto napisze i jakimi słowami. Wtedy reguła jest szybka, darmowa i niezawodna.

Gdzie reguły przestają działać

Problem zaczyna się przy mailach, których nie da się przewidzieć. A to właśnie one są najważniejsze we wspólnej skrzynce kontakt@ albo biuro@.

• Nowy klient pisze z adresu, którego nie znasz. Nie ma reguły na nadawcę, który jeszcze nigdy nie napisał.
• Te same słowa znaczą co innego. „Czy wystawiacie fakturę VAT?” to zapytanie od potencjalnego klienta, a reguła na słowo „faktura” wrzuci je do folderu z fakturami.
• Ten sam nadawca, różne sprawy. Stały klient raz prosi o poprawkę, a raz zleca nowy projekt. Reguła na adres nie widzi różnicy.
• Reguły się starzeją. Każdy nowy dostawca i każdy nowy klient to kolejna reguła do dopisania. Po kilku miesiącach nikt już nie pamięta, co przenosi która.
• Reguła nie wie, kiedy się myli. Zawsze coś zrobi albo nie zrobi nic. Nie powie „nie jestem pewna, sprawdź”.

Co zmienia AI, które czyta treść

Model językowy nie szuka słów, tylko czyta mail tak, jak przeczytałby go człowiek, i ocenia, czego dotyczy. Zapytanie „czy wystawiacie fakturę VAT?” rozpozna jako nowego klienta, a nie fakturę, bo rozumie sens zdania.

Najważniejsza jest jednak druga rzecz: przy każdym mailu model ocenia też, jak bardzo jest pewny swojej decyzji. Jeśli pewność jest za niska, mail nie trafia do żadnej kategorii, tylko do osobnego folderu „do przejrzenia”, a decyzję podejmuje człowiek. Tego zwykła reguła zrobić nie potrafi.

Najlepiej działa połączenie obu

Nie musisz wybierać. Reguły zostaw dla tego, co przewidywalne: newsletterów, powiadomień, faktur od stałych dostawców. Ustaw je tak, żeby przenosiły tylko maile, co do których nie masz wątpliwości. Wszystko inne niech zostaje w Odebranych.

Tak działa Sortownia. Podłączamy ją do Twojej obecnej skrzynki przez IMAP i hasło aplikacji, bez zmiany programu pocztowego i adresu. Co dwie minuty pobiera nowe maile z Odebranych, czyta je i rozkłada na cztery kategorie (nowy klient, faktura, prośba o poprawkę, szum) plus folder „do przejrzenia” dla maili, których nie jest pewna. O nowym kliencie dostajesz powiadomienie, a jego zapytanie trafia do arkusza.

W dwóch testach na 40 mailach testowych trafność wyniosła 97–98%. To wynik testu, a nie pomiar u klienta. Przez pierwsze 48 godzin po wdrożeniu Sortownia tylko klasyfikuje i niczego nie przenosi, więc najpierw sprawdzasz wyniki na własnych mailach. Wdrożenie kosztuje 2 500 zł netto, abonament 400 zł netto miesięcznie.

Podsumowanie

• Przewidywalne maile (stali nadawcy, powiadomienia, newslettery): wystarczą darmowe filtry i reguły.
• Nieprzewidywalne maile (nowi klienci, prośby o poprawki, pytania o faktury): potrzebne jest czytanie treści, a nie szukanie słów.
• Maile, których nikt nie jest pewny: powinny trafiać do człowieka, a nie do przypadkowego folderu.

Jeśli we wspólnej skrzynce pracuje kilka osób, przeczytaj też, jak uniknąć chaosu we wspólnej skrzynce biuro@ i kontakt@.